Privacy & dossiervorming

Privacy

Privacy en Dossiervorming Vitaminds

Met ingang van 25 mei 2018, is de nieuwe Algemene Verordening Persoonsgegevens (AVG) van kracht, ook wel de privacywet genoemd. Ook Vitaminds houdt zich aan deze nieuwe wet.

Gegevens die wij verzamelen zijn:

  • naam;
  • adres;
  • postcode;
  • woonplaats;
  • telefoonnummer;
  • e-mailadres;
  • BSN;
  • bankrekeningnummer;
  • relevante medische informatie;
  • relevante psychische informatie;
  • relevante sociale informatie;
  • relevante financiële informatie;
  • naam en gegevens contactpersoon.

De doorgaans normale persoonsgegevens zoals: naam, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer, e-mailadres en BSN gebruiken wij om contact te leggen met onze klanten en cliënten. Uiteraard leggen wij alleen contact met het oog op werkgerelateerde zaken.

Bankrekeningnummer wordt alleen gevraagd, indien de klant/cliënt gebruik maakt van een door ons aangeboden reiskostenvergoeding. Maakt de medewerker geen gebruik van deze regeling, dan zullen wij derhalve ook niet naar het bankrekeningnummer vragen.

Relevante medische-, psychische-, sociale- en financiële informatie gebruiken wij om onze klanten/cliënten zo optimaal mogelijk te begeleiden in hun werkzaamheden. Een klant/cliënt mag uiteraard te allen tijde afzien van het beschikbaar stellen van deze informatie. Wel wordt de klant/cliënt erop gewezen dat begeleiding in de werkzaamheden lastiger wordt.

Naam en gegevens contactpersoon vragen wij met de volgende reden: mocht er onverhoopt iets op het werk gebeuren, dan willen wij contact op moeten nemen met iemand uit de directe omgeving van onze klant/cliënt, zodat het thuisfront weet wat er aan de hand is.

Naast het feit dat wij deze informatie vragen om de klant/cliënt zo optimaal mogelijk te ondersteunen, hebben wij ook een rapportageverplichting jegens de Gemeente Groningen (participatiebanen) en IederZijnWerk en GON-partners (arbeidsmatige en individuele begeleiding). Ieder klant/cliënt is op de hoogte van het feit dat wij deze verplichting hebben en dienen na te komen.

Om zorg te dragen dat onze klanten/cliënten hun gegevens kunnen inzien of aanpassen, gebruik maken van het recht van verzet, de mogelijkheid geven verstrekte toestemming in te trekken of een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP), wordt er een logbestand bijgehouden waarin wordt verwerkt welke gegevens zijn verzameld, met welk doel, met wie ze zijn gedeeld en om welke reden en of er door de klant/cliënt hiervoor een akkoord is afgegeven.

Indien wij nieuwe gegevens nodig hebben van onze klant/cliënt of wij gebruiken foto’s waar onze klant/cliënt op staan, die wij voor social media willen gebruiken, zullen wij eerst toestemming van de betreffende medewerker vragen.

Mocht een klant/client ons als referentie willen opgeven bij een sollicitatiegesprek, dan weten zij dat wij hun gegevens mogen delen.

Gegevens zullen maximaal 2 jaar worden bewaard tenzij een klant/cliënt, na beëindiging van de inzet voor onze stichting, gebruik maakt van de mogelijkheid om de reeds verstrekte toestemming voor verwerking van persoonsgegevens in te trekken.

In alle gevallen kan de klant/cliënt zich wenden tot onze Functionaris Gegevensbescherming (FG). Deze is speciaal aangesteld om de gegevens op een adequate manier te beschermen.

De personen die toegang hebben tot de verzamelde gegevens zijn:

  • FG
  • Persoonlijk Begeleider
  • Werkbegeleider

Dossiervorming geschiedt enkel en alleen digitaal, wij hebben geen papieren archief.

Voor onze online opgeslagen gegevens geldt dat wij deze met de grootst mogelijke zorg afgeschermd houden voor onbevoegden. Met derden is hiertoe ook een bewerkersovereenkomst afgesloten.

In het geval van een datalek zullen wij in alle gevallen de AP in kennis stellen van het geconstateerde. Dit kan gaan om digitale gegevensdiefstal, maar bijvoorbeeld ook om de diefstal van een laptop of  USB-stick.

Werk vitaminds